operandaKI-Assistenz für Ingenieur- und Planungsbüros
Die Antwort steht im Nachtrag. operanda findet ihn.
Warum ist die Abschlagsrechnung höher, was wurde in der letzten Besprechung vereinbart, welche Frist läuft nächste Woche ab? operanda sucht die Stelle in Vertrag, Nachtrag, Protokoll und Mailverlauf und schreibt die Antwort mit Fundstelle vor. Ihr Team prüft und schickt ab.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Rheintal Wohnbau fragt, warum die Abschlagsrechnung 3 höher ist als erwartet. Such die Stellen raus und schreib die Antwort vor.“
PostfachMail gelesen: Abschlagsrechnung 3 um 4.860 € höher als erwartet
ProjekteProjekt 24-017: Vertrag und Nachtrag 2 vom 11.06. gefunden- PostfachFreigabe des Nachtrags durch den Bauherrn am 14.06.
- PostfachAntwort mit Fundstellen als Entwurf
Antwort an Herrn Kaiser, Entwurf
Guten Tag Herr Kaiser,
die Abschlagsrechnung 3 enthält erstmals den Nachtrag 2 für die zusätzliche Tragwerksplanung der Tiefgarage, 4.860 € netto [1]. Sie haben den Nachtrag am 14.06. per Mail freigegeben [2]. Die übrigen Positionen entsprechen dem Vertrag [3].
Quellen: [1] Nachtrag 2 vom 11.06. · [2] Mail vom 14.06. · [3] Ingenieurvertrag 24-017, Anlage 1
„Mach aus der Mitschrift der Baubesprechung vom Mittwoch das Protokoll und eine Aufgabenliste.“
TeamsMitschrift der Besprechung vom 07.10. gelesen, 52 Minuten- ProjekteProtokollvorlage und Protokoll Nr. 11 gelesen
- PostfachProtokoll Nr. 12 und 7 Aufgaben mit Frist als Entwurf
Protokoll Nr. 12, Entwurf
1. Bewehrungspläne Achse C bis E: Freigabe bis 16.10., zuständig Büro
2. Nachtrag Bodengutachten: Bauherr beauftragt bis 20.10.
3. Rohbau Tiefgarage verschiebt sich um 2 Wochen
… 7 Aufgaben, 3 davon beim Bauherrn
Quellen: Mitschrift vom 07.10. · Protokoll Nr. 11
„Welche Fristen aus Verträgen und Protokollen laufen in den nächsten 14 Tagen ab? Schick mir das jeden Montag.“
- ProjekteProtokolle und Verträge von 6 laufenden Projekten gelesen
- Postfach2 Fristverlängerungen per Mail vereinbart
- PostfachListe als Mail an Sie, ab jetzt jeden Montag um 7 Uhr
Fristen bis 19.10.
Do 15.10. · 24-017 · Bewehrungspläne Achse C bis E
Fr 16.10. · 25-003 · Stellungnahme zum Prüfbericht
Mo 19.10. · 24-022 · Mängelanzeige Fenster, verlängert per Mail [1]
… 4 weitere
Quellen: [1] Mail vom 30.09. · Protokolle der Projekte
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- SharePoint
- Teams
Kalender
Nextcloud
sevDesk
Ablage- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Jede Rückfrage ist eine Suche im Projektordner
- Protokolle schreiben nach dem Termin
- Fristen in vielen Projekten
- Wissen hängt am Projektleiter
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Rückfragen mit Fundstelle
Bauherr, Behörde oder Fachplaner fragt: Die Antwort nennt Vertrag, Nachtrag oder Protokoll, aus dem sie stammt.
Protokolle
Aus Mitschrift oder Notizen entsteht das Protokoll in Ihrer Vorlage, mit Aufgaben und Fristen.
Fristen nachhalten
Jeden Montag eine Liste, was in den nächsten zwei Wochen fällig wird.
Nachträge und Rechnungen
Was ist beauftragt, was abgerechnet, was offen? Zusammengestellt aus Projektordner und Buchhaltung.
Einarbeitung und Vertretung
Wer ein Projekt übernimmt, fragt operanda nach dem Stand, statt den Kollegen zu suchen.
Schriftverkehr vorbereiten
Anschreiben an Bauherren und Behörden im Ton Ihres Büros, als Entwurf.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 10 Rückfragen in der Woche mit je 20 Minuten Suchen im Projektordner, dazu 2 Protokolle mit je 45 Minuten. Das sind knapp 5 Stunden in der Woche. operanda Team kostet 349 € im Monat für bis zu 10 Personen.
- Antwort mit Beleg
- Protokolle schneller fertig
- Weniger verpasste Fristen
- Planung bleibt bei Ihnen
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Liest operanda auch Pläne und CAD-Dateien?
Nein. operanda arbeitet mit Mails, Verträgen, Protokollen und Rechnungen, also mit dem Text rund um das Projekt. Pläne und Berechnungen bleiben bei Ihnen.
Unsere Projektordner liegen auf einem eigenen Server.
Angebunden sind SharePoint, OneDrive, Google Drive, Nextcloud, WebDAV und SFTP. operanda durchsucht die Ordner dort, ohne sie zu kopieren. Ob das bei Ihrem Server trägt, klären wir im Fall-Check.
Wer haftet für eine falsche Antwort?
Die Antwort ist ein Entwurf mit Fundstelle. Abgeschickt wird erst nach Freigabe durch Ihr Team, die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Kessler + Partner Architekten, Architekturbüro mit 6 Mitarbeitenden, Wohnungsbau in Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Stand-Anfrage von Herrn Roth“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Ingenieur- oder Architektenvertrag, Nachtrag, Besprechungsprotokoll.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Rückfrage ein, etwa von einem Bauherrn zu Rechnung, Nachtrag oder Termin, und legen Sie bis zu drei Unterlagen bei, die Ihr Team zum Beantworten öffnen würde: Vertrag, Nachtrag oder Protokoll. Namen und Projektnummern ersetzen Sie vorher. Wir schicken Ihnen die Antwort am selben oder nächsten Werktag per Mail, mit Quellennachweis. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de