operandaKI-Assistenz für Bildungsträger
Dozentin krank, Kurs am Donnerstag. Die Mails an Ersatz und Teilnehmende liegen bereit.
Anmeldungen bestätigen, Bildungsgutscheine nachhalten, Ausfälle umplanen, Anwesenheiten zusammenstellen: Die Verwaltung eines Kurses läuft über Postfach, Kalender und Listen. operanda liest alle drei und legt Bestätigungen, Umplanungen und Nachweise als Entwurf bereit. Ihr Team prüft und schickt ab.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Für den Kurs Buchhaltung Grundlagen kamen 9 Anmeldungen. Bestätige sie und sag mir, was noch fehlt.“
Postfach9 Anmeldungen gelesen, 2 mit Bildungsgutschein
KurslisteKurs ab 03.11.: 5 von 16 Plätzen belegt, mit den neuen 14- Postfach7 Bestätigungen und 2 Rückfragen zum Gutschein als Entwurf
Bestätigung an Herrn Albrecht, Entwurf
Guten Tag Herr Albrecht,
wir haben Ihre Anmeldung für „Buchhaltung Grundlagen“ ab 03.11. erhalten [1]. Die Kursunterlagen kommen eine Woche vor Beginn. Für Ihren Bildungsgutschein brauchen wir noch das Original [2].
Quellen: [1] Teilnehmerliste · [2] Hinweise Bildungsgutschein
„Frau Ruf ist krank, ihr Excel-Kurs am Donnerstag fällt sonst aus. Wer kann übernehmen?“
- PostfachKrankmeldung gelesen: Donnerstag 9 bis 16 Uhr, Excel Aufbau
Kalender2 Dozenten mit Excel-Kursen sind am Donnerstag frei- PostfachAnfrage an Herrn Pohl und Info an 12 Teilnehmende als Entwurf
Anfrage an Herrn Pohl, Entwurf
Hallo Herr Pohl,
Frau Ruf ist krank. Könnten Sie am Donnerstag von 9 bis 16 Uhr den Kurs Excel Aufbau übernehmen [1]? Raum 2 und die Unterlagen sind vorbereitet, Thema ist Kapitel 5, Pivot-Tabellen [2].
Quellen: [1] Kalender Donnerstag · [2] Kursplan Excel Aufbau
„Stell die Anwesenheiten für den Kurs Deutsch B1 im September zusammen.“
- ListenAnwesenheitslisten September: 18 Teilnehmende, 16 Termine
- Postfach3 Entschuldigungen per Mail gefunden und zugeordnet
- PostfachÜbersicht für den Nachweis als Entwurf
Anwesenheit Deutsch B1, September
18 Teilnehmende, 16 Termine
Im Schnitt anwesend: 87 %
Unter 80 %: 2 Teilnehmende, bei einer liegt eine Entschuldigung vor [1]
Liste für den Nachweis liegt als Entwurf bereit
Quellen: Anwesenheitslisten September · [1] Mail vom 22.09.
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- Kalender
- SharePoint
Teams
Google Drive
lexoffice
Ablage- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Anmeldungen kommen auf allen Wegen
- Ein Ausfall, viele Mails
- Nachweise für den Kostenträger
- Fragen zu Gutschein und Förderung
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Anmeldungen bestätigen
Bestätigung und Eintrag in die Teilnehmerliste, fehlende Unterlagen gleich mit angefragt.
Ausfälle umplanen
Freie Dozenten aus dem Kalender, Mails an Ersatz und Teilnehmende als Entwurf.
Nachweise zusammenstellen
Anwesenheiten und Entschuldigungen für den Kostenträger, aus Listen und Postfach.
Fragen zu Förderung
Welche Unterlagen zum Gutschein fehlen? Die Antwort nennt die Mail, in der es steht.
Kursunterlagen verschicken
Wer bekommt welche Unterlagen wann? Vorbereitet aus Teilnehmerliste und Ablage.
Rechnungen
Teilnahmegebühren als Rechnungsentwurf in lexoffice oder sevDesk.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 30 Anmeldungen und Rückfragen in der Woche mit je 5 Minuten, dazu 3 Stunden im Monat für Nachweise. Das sind gut 3 Stunden in der Woche. operanda Start kostet 149 € im Monat, Team 349 €.
- Weniger Abende vor dem Kurs
- Nachweise ohne Abtippen
- Kein Teilnehmer wartet
- Die Freigabe bleibt bei Ihnen
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Wir nutzen eine Kursverwaltung.
Eine feste Anbindung an Kursverwaltungen gibt es heute nicht. Programme mit Weboberfläche bedient operanda über den Browser, Listen in SharePoint, OneDrive oder Google liest es direkt. Ob das bei Ihnen trägt, klären wir im Fall-Check, bevor Sie etwas zahlen.
Schickt operanda selbst Nachweise an Kostenträger?
Nein. Es stellt zusammen und schreibt Entwürfe. Was an Kostenträger, Teilnehmende oder Dozenten geht, gibt Ihr Team frei.
Teilnehmerdaten sind sensibel.
Sie liegen auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihr Haus. Mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Weiterbildungszentrum Lindenfeld gGmbH, Bildungsträger für berufliche Weiterbildung, 6 offene Kurse im Herbst, Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Anmeldung Frau Yilmaz (Teil steht nicht in den Unterlagen)“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Kursbeschreibung, Hinweise zu Bildungsgutschein und Förderung, Anmeldebedingungen.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Anmeldung oder Rückfrage ein, zum Beispiel zu Bildungsgutschein, Termin oder Kursinhalt. Wer mag, legt die Kursbeschreibung oder Ihre Hinweise zur Förderung als PDF bei. Namen ersetzen Sie vorher. Wir schicken Ihnen den Entwurf am selben oder nächsten Werktag per Mail. Die Probe nutzt nur, was Sie schicken, keinen Zugriff auf Ihre Programme. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de