operandaKI-Assistenz für Immobilienmakler
Montag früh, 27 Anfragen zum Exposé. Die Antworten liegen schon bereit.
Portalanfragen, Besichtigungen, Unterlagen vom Eigentümer: Vieles davon ist dieselbe Mail mit anderem Namen. operanda liest Postfach, Kalender und Ablage und schreibt die Antworten vor, mit freien Besichtigungsterminen. Sie entscheiden, wer eingeladen wird, und schicken ab.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Zur Wohnung Kirchstraße 8 kamen übers Wochenende 27 Anfragen. Sortier vor und bereite die Antworten vor.“
Postfach27 Anfragen aus dem Portal gelesen, 4 davon doppelt
AblageExposé Kirchstraße 8: 3 Zimmer, 89 m², Besichtigung Di und Do
KalenderDienstag 17 Uhr noch 3 Plätze, Donnerstag 18 Uhr noch 5- Postfach23 Antworten als Entwurf, 8 davon mit Terminvorschlag
Antwort an Herrn Lorenz, Entwurf
Guten Tag Herr Lorenz,
danke für Ihr Interesse an der Wohnung in der Kirchstraße 8. Eine Besichtigung ist am Dienstag um 17 Uhr möglich [1]. Bitte bringen Sie eine Selbstauskunft und die letzten drei Gehaltsnachweise mit [2].
Quellen: [1] Kalender Besichtigungen · [2] Exposé, Unterlagenliste
„Für den Verkauf Lessingweg 3 fehlen noch Unterlagen. Was haben wir, was fehlt?“
DriveOrdner Lessingweg 3: 14 Dateien gelesen
GmailGrundbuchauszug beim Eigentümer am 02.09. angefragt, keine Antwort- GmailErinnerung an Herrn Vogt als Entwurf gespeichert
Unterlagen Lessingweg 3
Da: Energieausweis (gültig bis 2031), Grundrisse, Flurkarte, Wohnflächenberechnung
Fehlt: Grundbuchauszug, angefragt am 02.09. [1]
Fehlt: Teilungserklärung, bei der Hausverwaltung anfragen
Erinnerung an Herrn Vogt liegt als Entwurf bereit
Quellen: [1] Mail an Herrn Vogt vom 02.09. · Ordner Lessingweg 3
„Wer war am Samstag bei der Besichtigung Hohlweg 12 und hat sich noch nicht gemeldet?“
KalenderBesichtigung Samstag 11 Uhr: 7 Interessenten eingetragen- Gmail3 haben sich gemeldet, 2 davon mit Finanzierungsbestätigung
HubSpot4 ohne Rückmeldung, Kontakte auf Stand gebracht- Gmail4 Nachfassmails als Entwurf
Nachfassen bei Frau Brückner, Entwurf
Guten Tag Frau Brückner,
am Samstag haben Sie sich das Haus im Hohlweg 12 angesehen [1]. Sind noch Fragen offen? Für eine zweite Besichtigung hätte ich Mittwoch ab 17 Uhr Zeit [2].
Quellen: [1] Kalender, Besichtigung Samstag 11 Uhr · [2] Kalender, Mittwoch
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- Gmail
- Kalender
- Google Drive
- HubSpot
- Ablage
- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Viele Anfragen, wenige passen
- Besichtigungen per Ping-Pong
- Unterlagen fehlen kurz vor dem Notar
- Nachfassen bleibt liegen
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Anfragen vorsortieren
Doppelte und unvollständige Anfragen fallen auf, die übrigen bekommen eine Antwort mit freien Besichtigungsterminen.
Besichtigungen planen
operanda sieht Ihren Kalender und schlägt freie Plätze vor. Eintragen kann es den Termin, wenn Sie das erlauben.
Unterlagen nachhalten
Was für Exposé und Notar fehlt, steht auf einer Liste, die Erinnerung an den Eigentümer liegt bereit.
Nachfassen
Nach jeder Besichtigung eine Liste, wer sich nicht gemeldet hat, mit fertigen Mails.
Eigentümer auf dem Laufenden halten
Wie viele Anfragen, wie viele Besichtigungen, was kam dabei heraus: als Wochenbericht vorbereitet.
Vor dem Termin
Die Kurzakte zum Objekt und zum Interessenten auf einer Seite.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 2 Objekte in der Vermarktung, je 25 Anfragen pro Woche, je 4 Minuten für Antwort und Terminabstimmung. Das sind gut 3 Stunden in der Woche, dazu das Nachfassen. operanda Start kostet 149 € im Monat.
- Schneller antworten
- Weniger Ping-Pong
- Kein Interessent geht verloren
- Sie behalten die Auswahl
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserer Maklersoftware?
Eine feste Anbindung an Maklersoftware gibt es heute nicht. Portalanfragen kommen per Mail an, und dort liest operanda. Programme mit Weboberfläche bedient es über den Browser. Ob das bei Ihnen trägt, klären wir im Fall-Check, bevor Sie etwas zahlen.
Schickt operanda selbst Exposés oder Zusagen raus?
Nein. In der Grundeinstellung schreibt operanda Entwürfe. Was rausgeht, gibt Ihr Team frei.
Interessentendaten sind sensibel. Wo landen sie?
Auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihr Büro. Die KI läuft über EU-Rechenzentren, mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Hoff & Wagner Immobilien, Maklerbüro mit 2 Maklern, Wohnimmobilien in Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Besichtigungsanfrage von Herrn Brandt“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Exposé, Unterlagenliste für Käufer, eine ältere Antwort an Interessenten.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Interessentenanfrage oder eine Mail eines Eigentümers ein und legen Sie das Exposé als PDF bei. Namen und Telefonnummern ersetzen Sie vorher. Wir geben beides in operanda und schicken Ihnen die Antwort am selben oder nächsten Werktag per Mail, mit Quellennachweis aus dem Exposé. Die Probe nutzt nur, was Sie schicken. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de