operandaKI-Assistenz für Agenturen
Der Wochenbericht schreibt sich aus dem, was Ihr Team ohnehin festhält.
Statusberichte, Stundenabrechnung, Rückfragen von Kunden: In Agenturen frisst die Verwaltung der Projekte die Zeit für die Projekte. operanda liest Projektseiten, Zeiterfassung und Postfach und legt Bericht, Rechnung und Antwort als Entwurf bereit. Ihr Team prüft und schickt ab.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Schreib den Wochenbericht für Bäckerei Kranz: was ist erledigt, was ist offen, was brauchen wir vom Kunden?“
NotionProjektseite Kranz: 6 von 8 Aufgaben erledigt
GmailKunde hat die Anzeigentexte am Mittwoch freigegeben
KalenderFototermin in den Filialen am 14.10.- GmailBericht als Entwurf an Frau Kranz
Wochenbericht Bäckerei Kranz, Entwurf
Erledigt: Herbstaktion online, Anzeigentexte freigegeben am Mittwoch [1], 6 von 8 Aufgaben [2]
Offen: Fotos für die Filialen, Termin am 14.10. [3]
Von Ihnen brauchen wir: das neue Logo als Vektordatei
Quellen: [1] Mail vom Mittwoch · [2] Notion, Projekt Kranz · [3] Kalender
„Stell den September für Weingut Haller zusammen und bereite die Rechnung vor.“
- NotionZeiterfassung September: 23,5 Stunden in 4 Leistungsarten
AblageRahmenvertrag Haller: Konzeption 95 €, sonst 85 € je Stunde
sevDeskRechnungsentwurf RE-2026-214 angelegt, 4 Positionen- GmailBegleitmail mit Leistungsübersicht als Entwurf
Rechnung RE-2026-214, Entwurf
Konzeption · 4,0 h · 380,00 €
Gestaltung · 12,5 h · 1.062,50 €
Umsetzung Website · 6,0 h · 510,00 €
Abstimmung · 1,0 h · 85,00 €
Summe netto · 2.037,50 €
Quellen: Notion, Zeiterfassung September · Rahmenvertrag Haller
„Möbelhaus Ritter hat geschrieben. Was wissen wir schon, und was fragen wir im Erstgespräch?“
- GmailAnfrage gelesen: neue Website, Start im Januar, Budget offen
HubSpotKontakt seit 2024, damals Angebot für Flyer, nicht beauftragt
BrowserWebsite des Möbelhauses gelesen: 3 Filialen, kein Onlineshop- GmailAntwort mit 3 Fragen und Terminvorschlag als Entwurf
Antwort an Frau Ritter, Entwurf
Guten Tag Frau Ritter,
schön, wieder von Ihnen zu hören [1]. Für ein erstes Gespräch schlage ich Dienstag oder Donnerstag vor. Vorab drei Fragen: Soll ein Onlineshop gleich dazu [2], wer pflegt die Seite später, und steht der Start im Januar fest?
Quellen: [1] HubSpot, Angebot 2024 · [2] Website Möbelhaus Ritter · Mail vom 01.10.
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Gmail
Outlook- Notion
- HubSpot
Google Drive- sevDesk
- Browser
- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Freitags Berichte statt Arbeit
- Stunden, die nie abgerechnet werden
- Neue Anfrage, alte Geschichte
- Jeder nutzt seine eigene KI
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Statusberichte
Der Wochenbericht je Kunde entsteht aus Projektseiten, Mails und Kalender.
Abrechnung nach Aufwand
Stunden aus der Zeiterfassung, Sätze aus dem Vertrag, Rechnung als Entwurf in sevDesk oder lexoffice.
Neue Anfragen
Was es zum Kunden schon gibt, steht in der Antwort, dazu die Fragen fürs Erstgespräch.
Protokolle und Aufgaben
Aus der Mitschrift eines Teams-Termins werden Protokoll und Aufgaben, als Vorschlag zur Freigabe.
Freigaben nachhalten
Welche Kunden schulden noch Texte, Bilder oder eine Freigabe? Die Erinnerungen liegen bereit.
KI für alle im Team
Ein gemeinsamer Zugang mit Vertrag statt privater Konten, mit Protokoll, wer was gemacht hat.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 12 laufende Kunden, je 20 Minuten für den Wochenbericht, dazu 2 Stunden für die Abrechnung am Monatsende. Das sind 4 bis 5 Stunden in der Woche. operanda Team kostet 349 € im Monat für bis zu 10 Personen.
- Mehr Zeit für Projekte
- Stunden kommen in die Rechnung
- Kunden fühlen sich gesehen
- Die Freigabe bleibt bei Ihnen
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Wir arbeiten mit einer anderen Projektsoftware.
Fest angebunden sind Notion, HubSpot, Google und Microsoft 365. Projektsoftware mit Weboberfläche bedient operanda über den Browser. Ob das bei Ihnen trägt, klären wir im Fall-Check, bevor Sie etwas zahlen.
Schreibt operanda unseren Kunden direkt?
Nein. In der Grundeinstellung entstehen Entwürfe. Was rausgeht, gibt Ihr Team frei.
Wir haben Kunden mit Geheimhaltung.
Was operanda lesen darf, legen Sie je Programm fest, und jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, mit Ihren Daten wird nicht trainiert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Studio Kieselgrün, Agentur für Web und Kommunikation, 5 Personen, Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Änderungswunsch von Herrn Hollerbach einordnen“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Projektnotizen, Stundenliste, ein älteres Angebot an diesen Kunden.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Kundenmail ein, etwa eine Rückfrage zum Projektstand oder eine neue Anfrage. Wer mag, legt Projektnotizen, ein Angebot oder eine Stundenliste als PDF oder Text bei. Namen von Kunden ersetzen Sie vorher. Wir geben beides in operanda und schicken Ihnen den Entwurf am selben oder nächsten Werktag per Mail. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de