operandaKI-Assistenz für Augenoptiker
Die Brille ist fertig. Die Nachricht an den Kunden auch.
Abholbenachrichtigungen, Terminanfragen, Lieferantenrechnungen: Im Laden bleibt dafür zwischen zwei Kunden kaum Zeit. operanda liest Postfach, Kalender und Ihre Auftragsliste und legt die Nachrichten als Entwurf bereit. Sie prüfen und schicken ab.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Welche Brillen sind diese Woche fertig geworden? Bereite die Nachrichten an die Kunden vor.“
FachsoftwareAuftragsliste auf dem Windows-Rechner gelesen: 9 Brillen fertig
GmailMail vom Glashersteller: 2 Aufträge verspätet, neuer Termin 16.10.- Gmail7 Abholnachrichten und 2 Hinweise zur Verspätung als Entwurf
Nachricht an Frau Albers, Entwurf
Guten Tag Frau Albers,
Ihre neue Brille ist fertig und liegt für Sie bereit [1]. Sie können sie zu unseren Öffnungszeiten abholen, die Anpassung dauert etwa zehn Minuten.
Quellen: [1] Auftragsliste, Auftrag 4471
„Herr Brandl fragt nach einem Sehtest am Samstag und ob seine Brille noch Garantie hat.“
- GmailMail gelesen: Sehtest am Samstag, Frage zur Garantie
KalenderSamstag 10:30 und 11:15 Uhr frei- FachsoftwareKauf der Brille am 18.03.2025 gefunden
AblageGarantiebedingungen: 2 Jahre auf die Fassung
Antwort an Herrn Brandl, Entwurf
Guten Tag Herr Brandl,
am Samstag haben wir um 10:30 und um 11:15 Uhr noch Termine frei [1]. Ihre Brille haben Sie im März 2025 gekauft [2], auf die Fassung gilt die Garantie noch bis März 2027 [3]. Bringen Sie sie gern mit.
Quellen: [1] Kalender · [2] Auftrag vom 18.03.2025 · [3] Garantiebedingungen
„Gleich die Rechnungen der Glaslieferanten vom September mit unseren Bestellungen ab.“
- Gmail4 Lieferantenrechnungen im Postfach, zusammen 58 Positionen
- FachsoftwareBestellungen September gelesen: 61 Gläserpaare
sevDeskBelege als Entwurf angelegt
Abgleich September
56 Positionen passen zu einer Bestellung
2 Positionen doppelt berechnet: Auftrag 4410 und 4418 · 186,40 €
5 Bestellungen noch nicht berechnet
Rückfrage an den Lieferanten liegt als Entwurf bereit
Quellen: Rechnungen September · Bestellungen in der Fachsoftware
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Fachsoftware (Windows)
- Gmail
Outlook- Kalender
- sevDesk
lexoffice- Ablage
- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Büroarbeit zwischen zwei Kunden
- Wann ist meine Brille fertig?
- Lieferantenrechnungen prüft keiner
- Die Fachsoftware hat keine Schnittstelle
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Abholnachrichten
Sobald ein Auftrag fertig ist, liegt die Nachricht an den Kunden bereit.
Terminanfragen
Freie Zeiten aus dem Kalender stehen schon in der Antwort.
Lieferantenrechnungen prüfen
Rechnung gegen Bestellung, doppelte und fehlende Positionen auf einer Liste.
Belege in die Buchhaltung
Lieferantenrechnungen, die als PDF auf Ihrem Datei-Server liegen, lädt operanda in BuchhaltungsButler hoch und ordnet sie zu.
Rückfragen zu Garantie und Kauf
Kaufdatum und Bedingungen kommen aus Auftrag und Ablage.
Fachsoftware ohne Schnittstelle
Auf dem Windows-Rechner liest operanda wie ein Mensch und pausiert, sobald jemand selbst an der Maus ist.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 40 fertige Aufträge im Monat mit je 3 Minuten für die Nachricht, dazu 2 Stunden für den Abgleich der Lieferantenrechnungen. Das sind rund 4 Stunden im Monat, dazu kommen die Terminanfragen. operanda Start kostet 149 € im Monat.
- Weniger Büro nach Ladenschluss
- Fehler bei Lieferanten fallen auf
- Kunden wissen Bescheid
- Gesundheitsdaten bleiben geschützt
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Unsere Fachsoftware hat keine Schnittstelle.
operanda kann Programme auf einem Windows-Rechner bedienen, so wie ein Mensch klickt, und pausiert, sobald jemand selbst an der Maus ist. Diese Anbindung ist neu: technisch fertig und auf Testrechnern geprüft, in Augenoptik-Geschäften aber noch nicht im Einsatz. Ob es mit Ihrer Software trägt, prüfen wir im Fall-Check, bevor Sie etwas zahlen.
Sehwerte sind Gesundheitsdaten.
Richtig, für sie gelten strengere Regeln. In die Probe gehören keine Sehwerte. Vor dem Echtbetrieb legen wir mit Ihnen fest, was operanda lesen darf, und schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, jeder Zugriff wird protokolliert.
Schickt operanda selbst Nachrichten an Kunden?
In der Grundeinstellung nicht. Es schreibt Entwürfe, abgeschickt wird nach Ihrer Freigabe.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Optik Am Lindenplatz, Augenoptikgeschäft mit 4 Mitarbeitenden und eigener Werkstatt, Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Gebrochener Bügel bei Herrn Vogt“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Garantiebedingungen, Öffnungszeiten, eine Lieferantenrechnung.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Kundenmail ein, etwa eine Terminanfrage oder eine Frage zu Garantie oder Abholung, und lassen Sie Sehwerte und andere Gesundheitsangaben weg. Wer mag, legt Garantiebedingungen oder eine Lieferantenrechnung als PDF bei. Namen ersetzen Sie vorher. Wir schicken Ihnen den Entwurf am selben oder nächsten Werktag per Mail. Die Probe nutzt nur, was Sie schicken, keinen Zugriff auf Ihre Fachsoftware. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de