operandaKI-Assistenz für Onlinehändler
Zwölf Mails „Wo bleibt meine Bestellung?“. Zwölf Antworten im Entwurf.
Die meisten Kundenmails im Onlinehandel sind dieselben fünf Fragen. Für jede muss jemand in die Shop-Verwaltung und zum Versanddienst. operanda liest Bestellung und Sendungsstand und legt die Antwort als Entwurf bereit. Ihr Team prüft und schickt ab, Sonderfälle bleiben bei Ihnen.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Beantworte die Mails von heute Nacht, in denen es um Lieferungen geht.“
Gmail31 Mails seit 18 Uhr, 12 fragen nach ihrer Lieferung
Shop12 Bestellungen gefunden: 9 versendet, 3 warten auf Ware- Gmail12 Antworten als Entwurf, 3 mit neuem Liefertermin
Antwort an Frau Weber, Entwurf
Hallo Frau Weber,
Ihre Bestellung 10482 ist am Montag an den Versanddienst gegangen [1]. Die Sendungsnummer steht unten, das Paket sollte morgen bei Ihnen sein.
Quellen: [1] Shop-Verwaltung, Bestellung 10482
„Herr Yildiz schreibt, die Lampe kam mit Sprung im Glas an. Bereite Antwort und Ersatz vor.“
- GmailMail mit 2 Fotos gelesen: Glasschirm gesprungen
- ShopBestellung 10377 vom 29.09.: Pendelleuchte, 149 €
AblageRegel Transportschaden: Ersatz ohne Rücksendung bis 200 €- GmailAntwort als Entwurf, Ersatzlieferung zur Freigabe vorgemerkt
Antwort an Herrn Yildiz, Entwurf
Hallo Herr Yildiz,
das tut uns leid. Wir schicken Ihnen einen neuen Glasschirm, die beschädigte Leuchte müssen Sie nicht zurückschicken [1]. Der Ersatz geht morgen raus [2].
Quellen: [1] Regel Transportschaden · [2] Bestellung 10377
„Welche Händler sind mit ihren Rechnungen über dem Zahlungsziel? Bereite Erinnerungen vor.“
lexoffice18 offene Rechnungen, 4 über dem Zahlungsziel- Gmail2 Händler haben die Zahlung angekündigt
- Gmail2 Erinnerungen als Entwurf gespeichert
Über dem Zahlungsziel
Wohnwerk Lörrach · 2.180 € · 12 Tage drüber · Erinnerung bereit
Licht & Raum Kehl · 960 € · 9 Tage · Erinnerung bereit
Casa Nord · 1.420 € · 6 Tage · zahlt diese Woche [1]
Deko Linde · 380 € · 3 Tage · zahlt diese Woche [1]
Quellen: lexoffice, Stand heute · [1] Mails vom 05.10.
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Gmail
Outlook- Shop-Verwaltung
- lexoffice
sevDesk
Google Drive- Ablage
- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Immer dieselben Fragen
- Nach der Aktion läuft das Postfach über
- Reklamationen brauchen Fingerspitzengefühl
- Händler zahlen später als Endkunden
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Lieferfragen
Bestellung und Versandstand stehen schon in der Antwort.
Reklamationen
Bestellung, Fotos und Ihre Regeln zusammen, die Antwort als Entwurf, der Ersatz zur Freigabe.
Rücksendungen
Was kam zurück, was ist erstattet? Die Liste kommt aus Postfach und Shop-Verwaltung.
Offene Rechnungen
Händlerkunden über dem Zahlungsziel, mit fertigen Erinnerungen.
Lieferantenbelege
Rechnungen, die als PDF auf Ihrem Datei-Server liegen, lädt operanda in BuchhaltungsButler hoch und ordnet sie zu.
Produktfragen
Maße, Material, Lieferumfang: Die Antwort kommt aus Ihren Produktdaten.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 40 Kundenmails am Tag, davon 25 Standardfragen mit je 3 Minuten Nachsehen in Shop und Versand. Das sind gut 6 Stunden in der Woche. operanda Team kostet 349 € im Monat.
- Schnellere Antworten
- Ihr Team kümmert sich um die Sonderfälle
- Geld kommt früher rein
- Nichts geht ohne Freigabe raus
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Gibt es eine Anbindung an unser Shopsystem?
Eine feste Anbindung an Shopsysteme gibt es heute nicht. operanda liest die Shop-Verwaltung über den Browser, mit eigenem Zugang und so, dass Sie dabei zusehen können. Ob das mit Ihrem Shop zuverlässig läuft, prüfen wir im Fall-Check, bevor Sie etwas zahlen.
Löst operanda selbst Erstattungen oder Ersatz aus?
In der Grundeinstellung nicht. Es schreibt Antworten als Entwurf und merkt Ersatz oder Erstattung vor. Auslösen tut Ihr Team.
Kundendaten sind sensibel. Wo landen sie?
Auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihren Shop. Die KI läuft über EU-Rechenzentren, mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Wollstube Lindenfeld, Onlineshop für Wolle und Strickzubehör, 3 Mitarbeitende, Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Retoure von Frau Brenner“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Versand- und Rückgaberegeln, Textbausteine für den Kundenservice, eine Produktbeschreibung.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Kundenmail ein, etwa eine Lieferfrage oder eine Reklamation, und legen Sie Ihre Versand- oder Rückgaberegeln als PDF oder Text bei. Namen und Bestellnummern ersetzen Sie vorher. Wir schicken Ihnen die Antwort am selben oder nächsten Werktag per Mail, mit Quellennachweis. Die Probe nutzt nur, was Sie schicken, keinen Zugriff auf Ihren Shop. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de