operandaKI-Assistenz für Personaldienstleister
Montag, 9 Uhr: Sechs Stundenzettel fehlen. Die Erinnerungen sind schon geschrieben.
Stundenzettel als Foto, Anfragen von Kunden, Bewerbungen ohne Lebenslauf: In der Disposition läuft vieles über das Postfach. operanda gleicht Postfach und Einsatzliste ab und legt Erinnerungen, Vorschläge und Antworten als Entwurf bereit. Wer eingesetzt wird, entscheiden Sie.
Ohne Risiko: Musterbüro und Probe kosten nichts, danach ab 149 € im Monat.
Fragen vorab? Jannik Seven, Geschäftsführer, 07661 97 59059
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Welche Stundenzettel der Vorwoche fehlen noch? Bereite die Erinnerungen vor.“
Postfach41 Stundenzettel als Foto oder PDF eingegangen
EinsatzlisteKW 40: 47 Mitarbeiter bei 9 Kunden- Postfach6 fehlen, 5 Erinnerungen als Entwurf
Fehlende Stundenzettel KW 40
Brenner Logistik · 3 Mitarbeiter · Erinnerung bereit
Haas Metall · 2 Mitarbeiter · Erinnerung bereit
Stadtwerke · 1 Mitarbeiterin · Krankmeldung liegt vor [1]
Fehlen insgesamt: 6 von 47
Quellen: Einsatzliste KW 40 · [1] Mail vom 01.10.
„Brenner Logistik braucht ab Montag zwei Staplerfahrer zusätzlich. Wer ist frei?“
- PostfachAnfrage gelesen: 2 Staplerfahrer, Frühschicht, ab 12.10.
- Einsatzliste5 Mitarbeiter mit Staplerschein, 3 ab 12.10. frei
CRMRahmenvertrag Brenner: Stundensatz für Staplerfahrer- PostfachAntwort mit 2 Vorschlägen als Entwurf
Antwort an Herrn Brenner, Entwurf
Guten Tag Herr Brenner,
ab Montag, 12.10., können wir Ihnen Herrn Kaya und Herrn Wolf für die Frühschicht schicken [1]. Beide haben einen gültigen Staplerschein [1]. Es gilt der Stundensatz aus unserem Rahmenvertrag [2].
Quellen: [1] Einsatzliste, Stand heute · [2] Rahmenvertrag Brenner Logistik
„Übers Wochenende kamen 23 Bewerbungen. Ordne sie den offenen Stellen zu.“
- Postfach23 Bewerbungen gelesen, 4 ohne Lebenslauf
- StellenOffen: Staplerfahrer, Produktionshelfer, Elektriker
- PostfachÜbersicht, Eingangsbestätigungen und 4 Nachfragen als Entwurf
Bewerbungen 03. bis 05.10.
Staplerfahrer: 7, davon 5 mit Schein
Produktionshelfer: 10
Elektriker: 2
Ohne Lebenslauf: 4, Nachfrage liegt bereit
Quellen: Postfach Bewerbungen · Liste offener Stellen
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- SharePoint
Kalender- HubSpot
sevDesk
Ablage- und vielen weiteren
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Stundenzettel kommen als Foto, oder gar nicht
- Der Kunde braucht morgen zwei Leute
- Bewerbungen stapeln sich
- Vertretung ist schwer
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Stundenzettel nachhalten
Was fehlt, steht jeden Montag auf einer Liste, mit fertigen Erinnerungen.
Kundenanfragen
Freie Mitarbeiter mit passender Qualifikation stehen schon im Antwortentwurf.
Bewerbungen ordnen
Zuordnung zu offenen Stellen, Eingangsbestätigung und Nachfrage bei fehlenden Unterlagen.
Einsatzbestätigungen
Ort, Zeit und Ansprechpartner für den Mitarbeiter, aus der Anfrage des Kunden.
Rechnungen an Kunden
Aus Stundenzetteln und Rahmenvertrag ein Rechnungsentwurf in sevDesk oder lexoffice.
Vertretung
Was mit welchem Kunden besprochen war, findet operanda im Postfach und in der Ablage.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto sind ein Datenschutzverstoß, und dafür kann die Geschäftsführung haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 50 Mitarbeiter im Einsatz, 1 Stunde jeden Montag für fehlende Stundenzettel, dazu 20 Kundenmails und Bewerbungen am Tag mit je 4 Minuten. Das sind rund 8 Stunden in der Woche. operanda Team kostet 349 € im Monat.
- Abrechnung früher fertig
- Schneller beim Kunden
- Bewerber bekommen eine Antwort
- Die Entscheidung bleibt bei Ihnen
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Probekostenlos
- Fall-Check15 Minuten, klares Ja oder Nein
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Unsere Disposition läuft in einer Branchensoftware.
Eine feste Anbindung an Software für Zeitarbeit gibt es heute nicht. Programme mit Weboberfläche bedient operanda über den Browser, Programme auf einem Windows-Rechner über einen eigenen Zugang auf diesem Rechner. Dieser Weg ist neu und bei Kunden noch nicht im Einsatz. Ob das bei Ihnen trägt, klären wir im Fall-Check, bevor Sie etwas zahlen.
Wählt operanda Bewerber aus?
Nein. operanda ordnet zu und fasst zusammen. Wen Sie einladen oder einsetzen, entscheidet Ihr Team.
Mitarbeiter- und Bewerberdaten sind sensibel.
Sie liegen auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihre Firma. Mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert mit der Anfrage und den Unterlagen für die Probe?
Sie liegen auf unserem Server in Deutschland. Ausgewertet werden sie von einem Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum; sonst sieht sie niemand. Wir nutzen sie ausschließlich für Ihre Probe und löschen Unterlagen nach 30 Tagen. Bitte ersetzen Sie vorher Namen, Anschriften und Nummern. Mit echten, ungeschwärzten Unterlagen arbeiten wir erst nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen im Fall-Check.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlos ausprobieren
Musterbüro öffnen
- Ein erfundenes Büro mit vollem Posteingang: Brückner Personalservice GmbH, Zeitarbeit und Personalvermittlung, rund 40 Mitarbeitende im Einsatz, Lindenfeld.
- operanda schreibt die Antworten, etwa zu „Ersatzkraft für Auel (Teil steht nicht in den Unterlagen)“, mit Fundstelle zu jeder Aussage.
- Anmeldelink per Mail, kein Passwort, keine Kreditkarte, kein Zugriff auf Ihre Programme.
Nur erfundene Daten · nach 14 Tagen gelöscht
Mit einer echten Anfrage
- Anfrage aus Ihrem Postfach einfügen, Namen und Nummern ersetzen.
- Wer mag, legt bis zu drei Unterlagen bei, etwa Einsatzliste ohne Namen, Stellenbeschreibung, Rahmenvertrag.
- Den Entwurf mit Quellennachweis bekommen Sie am selben oder nächsten Werktag per Mail.
Wie die Probe genau abläuft
Fügen Sie eine echte Kundenanfrage oder eine Bewerbung ein und ersetzen Sie Namen und Kontaktdaten. Wer mag, legt eine anonymisierte Einsatzliste oder Stellenbeschreibung bei. Wir schicken Ihnen den Entwurf am selben oder nächsten Werktag per Mail. Die Probe nutzt nur, was Sie schicken, keinen Zugriff auf Ihre Programme. Ihre Unterlagen löschen wir nach 30 Tagen.
Kein Zugriff auf Ihre Programme · Löschung nach 30 Tagen
„Den Entwurf sehe ich mir an, bevor er rausgeht. Genau so, wie es später Ihr Team macht.“
Jannik Seven, Geschäftsführer der itelly GmbH, Buchenbach bei Freiburg
07661 97 59059 · info@itelly.de