Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag

Nach Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diesen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir mit jedem Kunden, bevor wir Daten in seinem Auftrag verarbeiten. Fragen dazu an jannik.seven@itelly.de.

Stand: 16. Oktober 2026

Zwischen

dem Kunden (Verantwortlicher, im Folgenden „Kunde“)

(wird ergänzt) (wird ergänzt) vertreten durch (wird ergänzt)

und der itelly GmbH (Auftragsverarbeiter, im Folgenden „itelly“)

Hauptstr. 27, 79256 Buchenbach Amtsgericht Freiburg, HRB 730688 vertreten durch den Geschäftsführer Jannik Seven

§ 1 Gegenstand und Dauer

1. itelly stellt dem Kunden die Plattform operanda bereit (app.operanda.eu). Mit ihr lesen KI-Agenten in den Programmen des Kunden, bereiten Antworten, Angebote und Übersichten vor und führen, soweit der Kunde es freigibt, Aufträge aus. Dabei verarbeitet itelly personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden.
2. Grundlage ist der Vertrag über die Nutzung von operanda vom (wird ergänzt) samt den Nutzungsbedingungen (im Folgenden „Hauptvertrag“).
3. Dieser Vertrag gilt, solange itelly personenbezogene Daten für den Kunden verarbeitet, und endet nicht vor Abschluss der Löschung nach § 11.
4. Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und Betroffene beschreibt Anlage 1.

§ 2 Weisungen

1. itelly verarbeitet die Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus dem Hauptvertrag, diesem Vertrag sowie aus den Einstellungen und Aufträgen, die berechtigte Nutzer des Kunden in operanda vornehmen, soweit der Kunde ihnen die Befugnis dazu gegeben hat. Dazu gehört insbesondere, welche Programme verbunden werden und welche Stufe je Verbindung gilt: Lesen; Bearbeiten (einschließlich Entwürfe); Senden und Löschen.
2. Änderungen, die itelly selbst in den Einstellungen des Kunden vornimmt, bedürfen einer dokumentierten Weisung des Kunden, etwa einer Anfrage in Textform.
3. Eine Verarbeitung ohne Weisung ist nur zulässig, soweit itelly gesetzlich dazu verpflichtet ist. In diesem Fall teilt itelly dem Kunden die Verpflichtung vorher mit, sofern das Gesetz die Mitteilung nicht verbietet.
4. Hält itelly eine Weisung für rechtswidrig, weist itelly den Kunden unverzüglich darauf hin und führt sie nicht aus, bis ihre Rechtmäßigkeit geklärt ist.
5. Weisungsberechtigt für Einzelweisungen sind die Personen mit der Rolle „Inhaber“ oder „Verwalter“ in operanda sowie (wird ergänzt).

§ 3 Pflichten des Kunden, verbundene Dienste

1. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere dafür, dass er die Daten in operanda verarbeiten und die verbundenen Programme anbinden darf.
2. Programme, die der Kunde verbindet (etwa Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot, Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware), nutzt er aufgrund eigener Verträge mit deren Anbietern. Diese Anbieter sind keine Unterauftragnehmer von itelly. Die Verarbeitung durch itelly beim Zugriff auf diese Programme bleibt Gegenstand dieses Vertrags.
3. Eigenes Konto bei einem KI-Anbieter. Verbindet der Kunde ein eigenes Konto bei einem KI-Anbieter (etwa ein Claude- oder ChatGPT-Abo), beauftragt er diesen Anbieter unmittelbar. Die Inhalte gehen dann an diesen Anbieter, gegebenenfalls auch außerhalb der EU; die Verarbeitung dort richtet sich nach dem Vertrag des Kunden mit ihm. Speicherung und Übermittlung durch itelly bleiben Gegenstand dieses Vertrags.
4. Europa Plus. In diesem Modus nutzt ein Chat für schwierige Aufgaben das eigene Claude- oder ChatGPT-Abo einer Person des Kunden (Absatz 3). Bevor Text dorthin geht, ersetzt operanda Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, IBANs, Kennungen und Firmennamen kleinerer Betriebe durch Platzhalter; die Zuordnung bleibt auf dem Server von itelly in Deutschland, die Antwort wird mit den echten Werten zusammengesetzt. Kein Verfahren erkennt jede Angabe: Gemessen bleibt ein kleiner Teil der Namen im Klartext (unter fünf Prozent). itelly misst diesen Rest bei Änderungen an der Erkennung und beobachtet ihn im Betrieb. Der Inhaber des Kunden schaltet den Modus je Projekt aus; in neuen Projekten ist er von Anfang an eingeschaltet. Für Daten, die nicht in die Vereinigten Staaten gelangen dürfen, setzt der Kunde den Modus nicht ein. Bei einem Berufsgeheimnis (§ 4a) ist er gesperrt.
5. Website-Browser. Der Kunde kann operanda Websites mit seinen gespeicherten Anmeldungen öffnen lassen. Der Browser ist ein Zugang ins offene Internet. Die Freigabestufe beschreibt dort die Absicht, sie ist aber keine technische Sperre: Auch in der Stufe „Lesen“ kann der Browser Formulare absenden und auf Websites handeln. Welche Websites der Kunde dem Browser öffnet und was dort geschieht, verantwortet der Kunde.
6. Der Kunde informiert itelly unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

§ 4 Vertraulichkeit

itelly setzt bei der Verarbeitung nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und mit den Anforderungen des Datenschutzes vertraut sind. Die Verpflichtung gilt über das Ende der Tätigkeit hinaus.

§ 4a Berufsgeheimnis

1. Unterliegt der Kunde einem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB (etwa Arztpraxis, Kanzlei, Steuerberatung), teilt er das itelly beim Anlegen des Unternehmens mit.
2. Für diesen Kunden sind Europa Plus (§ 3 Absatz 4) und alle direkten Wege zu Anbietern außerhalb der EU gesperrt, auch ein eigenes Konto bei einem KI-Anbieter (§ 3 Absatz 3). Es bleibt der europäische Zugang nach Anlage 3.
3. Die nach § 203 Absatz 4 StGB nötige Verpflichtung von itelly zur Verschwiegenheit erfolgt in Textform; die Vorlage dafür stellt itelly bereit und bestätigt sie. itelly setzt für diese Daten nur Unterauftragnehmer und Personen ein, die ihrerseits in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

1. itelly trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO, die in Anlage 2 beschrieben sind, einschließlich der dort genannten Grenzen.
2. Die Maßnahmen entwickelt itelly mit dem Stand der Technik weiter. Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten. Wesentliche Änderungen teilt itelly dem Kunden in Textform mit.

§ 6 Zugriff durch itelly (Betreuung)

1. Mitarbeiter von itelly mit einer Rolle für den Betrieb (Geschäftsführung, Support) greifen auf Daten des Kunden nur zu, soweit es für Betrieb, Fehlerbehebung oder vom Kunden beauftragte Betreuung erforderlich ist.
2. Für die Arbeit im Namen einer Person des Kunden gibt es die Funktion „Ansicht als“. Beim Start kann ein Grund angegeben werden. Sie beginnt standardmäßig nur lesend; Handeln muss ausdrücklich gewählt werden. Die Berechtigung gilt 30 Minuten und kann ausdrücklich verlängert werden. In dieser Rolle sind ausgeschlossen: Änderungen am Konto der vertretenen Person (Passwort, Adresse, zweiter Faktor), ihre persönlichen Freigaben für Apps, die Kündigung und Löschung des Unternehmens sowie das Löschen von Agenten.
3. Auch außerhalb von „Ansicht als“ können Betrieb und Support auf Daten des Kunden zugreifen, etwa zur Fehlersuche. Solche Zugriffe stehen ebenfalls im Protokoll des Kunden, mindestens eine Zeile je Person und halbe Stunde.
4. Das Protokoll nennt Person, Rolle, Zeitpunkt, aufgerufene Stelle und, bei „Ansicht als“, den Grund, sofern einer angegeben wurde. Der Kunde kann es jederzeit einsehen und exportieren.

§ 7 Unterauftragsverhältnisse

1. Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragnehmern. Die bei Vertragsschluss eingesetzten nennt Anlage 3, einschließlich der nachgelagerten Betreiber von Sprachmodellen.
2. itelly kündigt neue oder geänderte Unterauftragnehmer mindestens vier Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Können sich die Parteien nicht einigen, darf der Kunde den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des Wechsels kündigen; bis dahin setzt itelly den neuen Unterauftragnehmer für die Daten des Kunden nicht ein, soweit das technisch möglich ist.
3. itelly verpflichtet jeden Unterauftragnehmer vertraglich auf Datenschutzpflichten, die denen dieses Vertrags entsprechen. Erfüllt ein Unterauftragnehmer seine Datenschutzpflichten nicht, haftet itelly gegenüber dem Kunden dafür wie für eigenes Handeln (Artikel 28 Absatz 4 DSGVO).
4. Nicht als Unterauftragsverhältnis gelten Nebenleistungen ohne Zugriff auf Daten des Kunden, etwa Telekommunikation, die Bereitstellung von Programmständen oder die Ausstellung von TLS-Zertifikaten.

§ 8 Verarbeitung außerhalb der EU

1. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums durch itelly oder ihre Unterauftragnehmer findet nur statt, soweit Anlage 3 sie nennt und die Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
2. Unberührt bleiben Dienste, die der Kunde selbst beauftragt (§ 3 Absatz 2 bis 5).

§ 9 Unterstützung des Kunden

1. itelly unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen Betroffener (Artikel 12 bis 23 DSGVO). Wendet sich eine betroffene Person direkt an itelly, leitet itelly die Anfrage unverzüglich an den Kunden weiter.
2. itelly unterstützt den Kunden bei den Pflichten aus Artikel 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung, mit den Informationen, die itelly vorliegen.
3. Für Unterstützung, die über das Übliche hinausgeht und nicht durch einen Verstoß von itelly veranlasst ist, kann itelly eine Vergütung nach den Sätzen des Hauptvertrags verlangen.

§ 10 Meldung von Verletzungen

itelly meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden, nachdem sie itelly bekannt geworden ist. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Artikel 33 Absatz 3 DSGVO. Fehlende Angaben reicht itelly unverzüglich nach; die erste Meldung wird dadurch nicht verzögert. itelly ergreift die nötigen Maßnahmen, um die Verletzung einzudämmen, und stimmt sich dabei mit dem Kunden ab.

§ 11 Löschung und Rückgabe

1. Nach dem Ende des Hauptvertrags wählt der Kunde, ob itelly ihm seine in operanda gespeicherten Daten in einem gängigen Format übergibt und danach löscht oder ob sie ohne Übergabe gelöscht werden. Übergabe und Löschung schließt itelly spätestens 30 Tage nach Vertragsende ab, sofern nichts anderes in Textform vereinbart ist.
2. Gelöscht werden die Inhalte, die gespeicherten Zugangsdaten zu den Programmen des Kunden und die Protokolleinträge des Unternehmens. Ausgenommen sind die persönlichen Konten von Personen, die operanda auch für andere Unternehmen nutzen, samt ihren persönlichen Verbindungen; diese bleiben bis zur Löschung durch die Person bestehen. Die Löschung nimmt itelly derzeit auf Anfrage von Hand vor und bestätigt sie dem Kunden in Textform.
3. Daten in den verbundenen Programmen des Kunden bleiben dort unberührt; itelly hatte auf sie nur Zugriff. Was operanda dort im Auftrag des Kunden geändert oder angelegt hat, bleibt bestehen.
4. Datensicherungen enthalten die Daten bis zu 30 Tage länger; danach sind sie auch aus den Sicherungen entfernt. Wird eine Sicherung zurückgespielt, löscht itelly die Daten erneut.
5. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von itelly bleiben unberührt. itelly bestätigt die Löschung auf Anfrage in Textform.

§ 12 Nachweise und Kontrollen

1. itelly stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen bereit, die zum Nachweis der Pflichten aus diesem Vertrag erforderlich sind.
2. Der Kunde oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer kann nach rechtzeitiger Anmeldung, in der Regel zwei Wochen, während der Geschäftszeiten prüfen, ob itelly diesen Vertrag einhält. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder einer Anforderung einer Aufsichtsbehörde gelten angemessen kürzere Fristen. Prüfungen sollen den Betrieb nicht mehr als nötig stören.
3. Für Rechenzentren von Unterauftragnehmern stellt itelly deren Nachweise bereit (etwa Zertifikate). Reichen sie nicht aus, vereinbaren die Parteien eine andere geeignete Form der Prüfung.
4. Mehr als eine Vor-Ort-Prüfung im Jahr kann itelly nur ablehnen, wenn kein konkreter Anlass besteht.

§ 13 Haftung

Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Artikel 82 DSGVO bleibt unberührt. Im Verhältnis zwischen Kunde und itelly gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags, soweit gesetzlich zulässig.

§ 14 Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.
2. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag dem Hauptvertrag vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.
3. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam.
4. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Freiburg im Breisgau, soweit gesetzlich zulässig.

(wird ergänzt)

Anlage 1: Beschreibung der Verarbeitung

Zweck: Bereitstellung der Plattform operanda. KI-Agenten lesen in den vom Kunden verbundenen Programmen, bereiten Antworten, Angebote, Erinnerungen und Übersichten vor, legen Aufgaben an und führen nach Freigabe Aufträge aus. Dazu gehören der Betrieb von Apps und zeitgesteuerten Abläufen im Konto des Kunden, ein Browser für Websites mit den Anmeldungen des Kunden, die Ablage und das Wissen des Kunden, Datensicherung sowie Betreuung und Fehlerbehebung durch itelly.

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Verknüpfen, Übermitteln an die verbundenen Programme und an Sprachmodelle, Sichern, Löschen.

Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten der Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Anmeldedaten (Passwort nur als Hashwert), zweiter Faktor (verschlüsselt), Kennung eines verbundenen Microsoft-Kontos
• Inhalte: Chats mit Agenten, hochgeladene Dateien, Ablage und Wissen, Zeichnungen, Apps und Abläufe
• Daten aus verbundenen Programmen und Websites, je nachdem, was der Kunde verbindet: E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien, CRM-Datensätze, Buchhaltungs- und Verwaltungsdaten, Nachrichten aus WhatsApp, Inhalte von Websites
• Protokoll- und Nutzungsdaten: Zeitpunkt, Handlung, aufgerufene Stelle, IP-Adresse, Gerät, Konto, Agent, Verbrauch je Aufruf
• Besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten) nur, wenn der Kunde das vorher mit itelly vereinbart hat; für Kunden mit Berufsgeheimnis gilt zusätzlich § 4a.

Kategorien betroffener Personen:

• Beschäftigte und Beauftragte des Kunden, die operanda nutzen
• Kunden, Interessenten, Mieter, Eigentümer, Lieferanten, Geschäftspartner und sonstige Korrespondenzpartner des Kunden, deren Daten in den verbundenen Programmen stehen

Ort der Verarbeitung: Server und Datensicherung im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Sprachmodelle über den europäischen Zugang des Vermittlers bei den in Anlage 3 genannten Betreibern, je nach gewähltem Modell. Ausnahmen nennt Anlage 3.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Siehe gesondertes Dokument „Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)“ der itelly GmbH für operanda, Stand 1. Oktober 2026. Es ist Bestandteil dieses Vertrags.

Anlage 3: Unterauftragnehmer

Unmittelbare Unterauftragnehmer von itelly

Nachgelagerte Betreiber von Sprachmodellen (über Requesty)

Welcher Betreiber eine Anfrage bearbeitet, hängt vom gewählten Modell ab. Der Kunde kann die Modellauswahl für sein Unternehmen einschränken.

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